文件特別是技術(shù)文件是產(chǎn)品進行ＣＥ認證的必要內(nèi)容，無論是由制造商自己進行的合格評定，還是由第三方參與進行的合格評定，技術(shù)文件都是合格評定的基礎(chǔ)。每個新方法指令針對產(chǎn)品的特點、可能存在的危險的嚴重程度，以及針對不同的合格評定程序，具體規(guī)定了應(yīng)具備的文件，以及文件的保存期、保存責(zé)任和文件編寫語言。不同指令的要求不一樣，即使同一指令對不同的產(chǎn)品要求也不一樣。一般的，歐盟CE認證對有ＥＮ標準特別是協(xié)調(diào)標準可依據(jù)的產(chǎn)品要求的技術(shù)文件就簡單些，而對于無可依據(jù)標準或廠家在設(shè)計、制造、安裝、測試等部分采用協(xié)調(diào)標準的產(chǎn)品，要求的技術(shù)文件相對就要復(fù)雜；對于有公告機構(gòu)參與的CE認證，各個認證公司的要求可能會有所不同，但都是以新方法指令的要求為依據(jù)的；另外，一般來講，協(xié)調(diào)標準對產(chǎn)品上的標識、文字說明、說明書中的內(nèi)容會有明確的要求，而對其它技術(shù)文件如圖紙等都未涉及，但相應(yīng)的指令中都會有要求。因此，制造商在準備文件時，應(yīng)將指令和標準結(jié)合起來，準備一套完整的符合CE認證要求的技術(shù)構(gòu)成檔案文件。

文件準備的幾點注意

在進行產(chǎn)品ＣＥ認證的文件準備時，應(yīng)注意以下幾個方面，確保準備的文件滿足機械CE認證指令的要求

（１）文件的準備應(yīng)充分、全面。依據(jù)適用的新方法指令的針對性規(guī)定和有關(guān)ＥＮ標準，對于有公告機構(gòu)參與，應(yīng)遵照認證公司的要求，保證文件的準備完全能達到認證的要求。如有可能可盡量多的準備一些有助于證明產(chǎn)品符合新方法指令的基本要求或證明產(chǎn)品性能的文件，如產(chǎn)品認證文件及質(zhì)量管理體系認證、環(huán)境管理體系認證、職業(yè)健康安全管理體系認證的資質(zhì)和應(yīng)用的文件等。

（２）文件的內(nèi)容應(yīng)明確、適宜。技術(shù)文件的具體內(nèi)容和詳細程度取決于產(chǎn)品的性質(zhì)和從技術(shù)角度應(yīng)考慮的必要因素，特別是對涉及到有關(guān)安全、健康、消費者權(quán)益和可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)容時，文件的內(nèi)容表述應(yīng)具體、準確、全面，以提供充分的證明。

（３）應(yīng)重視CE認證文件的編制質(zhì)量。文件的質(zhì)量和產(chǎn)品本身存在的安全隱患一樣，都是歐盟海關(guān)拒絕產(chǎn)品通關(guān)的理由，產(chǎn)品可能會因低劣的文字資料而被認定為低劣的產(chǎn)品。不符合要求的文件如同無效的檢驗一樣會錯過ＣＥ認證。因此，準備文件時不僅重視內(nèi)容的質(zhì)量，內(nèi)容的充分、適宜、正確，注意成員國語言習(xí)慣、文化傳統(tǒng)及禁忌等，而且還要重視文件的格式、排版、裝訂、保管等，要規(guī)范、統(tǒng)一，文件盡可能的裝訂成冊，集中保管。

（４）注意CE認證文件編寫使用的語言和文件的保存期限。

（５）文件的保存除了以紙質(zhì)文件保存外，還應(yīng)保存有電子文檔，以便需要時能及時提供給歐盟成員國國家主管當(dāng)局查詢。

ＣＥ認證中文件的準備是必須的，文件的質(zhì)量與產(chǎn)品本身的質(zhì)量同等重要，起草、保持齊全、完整、充分的文件是滿足新方法指令要求、產(chǎn)品加貼ＣＥ認證的標志、進入歐盟市場的基本條件。制造商應(yīng)重視文件的編制保存，防止因文件的不合格而影響產(chǎn)品投放市場和投入使用，影響企業(yè)的利益。